Sonderveröffentlichung
Themenspecial Stadtmagazin Bensheim

Hier geht’s ums Geld

Von Bürgerservice über Finanzen und Gebäudemanagement bis zum Klimaschutz: In der Bensheimer Stadtverwaltung sind über 300 Mitarbeiter in ganz unterschiedlichen Fachbereichen beschäftigt. Wir stellen die wichtigsten Teams in loser Folge vor. Diesmal: das Team Kasse.

Text: Jeanette Spielmann  

Über einen Monat dauerte in den USA der Shutdown, der Ministerien und Behörden lahmlegte und die Staatsbediensteten zum Verzweifeln brachte, da sie nicht bezahlt wurden. Da stellt sich automatisch die Frage, ob so ein Szenario in Deutschland ebenfalls möglich wäre. 

„Die Zahlungsmoral der Bensheimer ist recht gut“,

sagt Sonja Vörg, Leiterin des Teams Kasse.

Zwar gibt es auch in Deutschland Haushaltssperren, wenn ein Haushaltsgesetz zu Beginn eines Jahres nicht verabschiedet wird – man denke nur an die langwierige Regierungsbildung nach der Bundestagswahl – doch dank des Grundgesetzes bezieht sich das nur auf investive Maßnahmen. Denn nach Artikel 111 dürfen Bundesregierung und auch Kommunalverwaltungen in Zeiten vorläufiger Haushaltsführung alle Ausgaben leisten, die nötig sind. Damit gemeint sind alle Ausgaben, die zur Aufrechterhaltung der Verwaltung und zur Erfüllung rechtlicher Pflichten benötigt werden.

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Insofern müssen sich die Bediensteten im Bensheimer Rathaus keine Sorgen machen, zumal auch die Kollegen vom Team Kasse tagtäglich ein wachsames Auge darauf haben, dass die finanziellen Pflichten der Stadt erfüllt werden. Dabei sind die Aufgaben des aktuell achtköpfigen Teams – die Besetzung einer weiteren Stelle läuft gerade – ausgesprochen umfangreich.

Die Verwaltung der kompletten Kassenmittel reicht von der Buchung der Personalkosten über Jahresabschlussarbeiten und das Erstellen von Statistiken bis hin zum Mahnverfahren und zur Vollstreckung, um nur die wichtigsten Aufgaben zu nennen. Das unterscheidet sie auch vom Team Finanzen in der Verwaltung, das aus den Einnahmen und Ausgaben der Verwaltung den Haushaltsplan aufstellt. Diese theoretische Planung wird dann in der Praxis vom Team Kasse umgesetzt und verwaltet.

Dabei ist die tägliche Liquiditätsprüfung für Teamleiterin Sonja Vörg eine der wichtigsten Arbeiten, die sicherstellt, dass anstehende Zahlungen auch geleistet werden können. Notfalls auch durch die Aufnahme eines Kassenkredits, dessen maximale Höhe in der Haushaltssatzung festgeschrieben ist. Um hier auf der sicheren Seite zu sein, sind die Teams der Verwaltung angehalten, frühzeitig darauf hinzuweisen, wenn Rechnungen fällig werden. Pro Jahr summieren sich die unterschiedlichen Zahlungsanweisungen auf insgesamt 18000 bis 20000 Anordnungen.

Aber nicht nur die Ausgaben, auch die Einnahmen werden vom Team Kasse verwaltet, wobei die Einzahlungen bar oder bargeldlos und zum Teil auch noch mit Scheck erfolgen. Für die richtige Zuordnung des Zahlungseingangs ist das Kassenzeichen beziehungsweise Aktenzeichen (beim Verwarnungsgeld) wichtig. Fehlt diese Angabe, wird die Einnahme in einem Klärungskonto gebucht und gesondert bearbeitet. „Bei täglich zwischen 100 und 500 Buchungen kommt das relativ häufig vor und kostet Zeit“, so Sonja Vörg. Denn jeden Abend müssen Kontoauszüge und Kassenbestand übereinstimmen.

Ein Gespräch hilft, wenn eine Rechnung mal nicht nachvollziehbar ist.

Mit der Einnahmebuchhaltung ist einmal im Monat auch die Zahlungsüberwachung verbunden. Spätestens zehn Tage nach der Fälligkeit wird gemahnt, und einen Monat nach der Mahnung wird vollstreckt. Auch für andere Kommunen, die keine eigene Vollstreckungsstelle haben, oder für Behörden wird Amtshilfe geleistet, wenn die Forderung einen Bensheimer Bürger betrifft. „Die Zahlungsmoral ist recht gut, und die Bereitschaft zur Einzugsermächtigung wächst“, weiß die Teamleiterin. Denn dadurch lassen sich Mehrkosten vermeiden, die bereits bei der Mahnung anfallen und bei mindestens sechs Euro liegen. Von den Unannehmlichkeiten, die mit einer Vollstreckung verbunden sind, ganz abgesehen.

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„Mit uns kann man reden“, empfiehlt Sonja Vörg in jedem Fall das Gespräch, wenn für den Bürger eine Rechnung mal nicht nachvollziehbar ist. Wichtig ist auch das Erstellen der Monats- und Jahresabschlüsse sowie die Statistiken, die vierteljährlich und als Jahresstatistik des Vorjahres für das Hessische Statistische Landesamt erstellt werden müssen.

Auch das Einrichten von Zahlstellen beispielsweise für das Bürgerbüro, die Tourist-Info oder die Kanzlei gehört zur Aufgabe der Stadtkasse und im sogenannten „Verwahrgelass“ werden beispielsweise die Kfz-Briefe des städtischen Fuhrparks, Sparbriefe oder ähnliche wichtige Dokumente aufbewahrt. Auch hier wird vom Rechnungsprüfungsamt geprüft, ob die geführte Liste mit dem Bestand übereinstimmt.

Die umfangreichen und vielfältigen Aufgaben der Stadtkasse sind auf die einzelnen Mitarbeiter verteilt – und jeder hat seinen speziellen Bereich. Aber eines ist bei allen gleich: Sie mögen die Arbeit mit Zahlen.

Das Team Kasse

Teamleiterin Sonja Vörg und weitere Mitarbeiter der Stadtkasse (v.l.): Christa Geschwind, Gisela Schader, Christoph Schmitt und Christel Röhrig. | Bild: Thomas Neu
Teamleiterin Sonja Vörg und weitere Mitarbeiter der Stadtkasse (v.l.): Christa Geschwind, Gisela Schader, Christoph Schmitt und Christel Röhrig. | Bild: Thomas Neu
Sonja Vörg gehört dem Team Kasse seit 2002 an. 2008 wurde sie stellvertretende Teamleiterin, und vor einem halben Jahr übernahm sie die Teamleitung von Hans-Joachim Metz, der nach einer schweren Krankheit verstorben ist. 40 Jahre lang hatte er die städtischen Finanzen verwaltet. Seine alte Rechenmaschine ist für Sonja Vörg eine wichtige Erinnerung, die ihr auch im digitalen Zeitalter noch gute Dienste leistet. Zum Aufgabenbereich der Teamleiterin gehören unter anderem Personalkosten, Jahresabschlüsse, Statistiken, Mahnverfahren, Liquiditätsplanung.

Christa Geschwind ist stellvertretende Teamleiterin und kann in diesem Sommer ihr 40. Dienstjubiläum feiern. In ihrer Zuständigkeit liegen die Verarbeitung der Kontoauszüge, Auszahlungen, die Buchführung und Buchhaltung für den Eigenbetrieb Stadtkultur, die Tages- und Monatsabschlüsse sowie die Buchhaltung der einmaligen Einnahmen.

Christoph Schmitt und Angelika Dutt kümmern sich um die die Einnahmen insbesondere von wiederkehrenden Forderungen wie Steuern und Gebühren und um die Buchführung für den Eigenbetrieb Kinderbetreuung.

Lothar Schmitt und Frank Bender sind für die Vollstreckung zuständig, wobei Schmitt im Außendienst und Bender im Innendienst tätig ist.

Gisela Schader und Christel Röhrig haben ihre Hauptaufgabe bei der Buchhaltung der Ausgaben.
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